Hanseatische Rechtsanwaltskammer Hamburg

Neben der Bestellung der beA-Karte sollten Syndici Folgends beachten und organisieren:

1. Syndici sollten sich selbst aktuell informiert halten, z.B. über den beA-Newsletter der BRAK und die Webseiten der BRAK. Größere Unternehmen sollten zusätzlich über interne Kanäle informieren, insbesondere bei unternehmensspezifischen Anforderungen.
2. Es sollten die Vergabe von Berechtigungen am Postfach und Vertretungsregelungen geregelt werden. Welche Kollegen/-innen bzw. Mitarbeiter/-innen benötigen welche der Berechtigungen, die im beA vergeben werden können?
3. Außerdem sollten Syndici Festlegungen für die Überwachung des Nachrichteneingangs in ihrem beA-Postfach treffen. Soll es ggf. eine/n Mitarbeiter/in geben, die/der - z.B. über eine einzurichtende „Sicht“ - mehrere Postfächer auf Nachrichteneingänge überwacht? Wer soll E-Mail-Benachrichtigungen bei Nachrichteneingang erhalten?
4. Bei mitbestimmten Unternehmen sollte die Frage der Einbindung des Betriebsrats geklärt werden.
5. Schulungen der Mitarbeiter/-innen können geplant und durchgeführt werden.
6. Die Bestellung von beA-Mitarbeiterkarten (und ggf. Softwarezertifikaten) ist zu planen: Welche Mitarbeiter/-innen benötigen neben den Syndici eine Sekretariatskarte und ggf. welche Sicherheitstoken?
7. Die Beschaffung der Chipkartenlesegeräte ist zu organisieren. Die mit dem beA verwendbaren Geräte sind auf der beA-Website der BRAK aufgelistet. Ggf. muss die Beschaffung und Installation der Geräte mit den für IT zuständigen Stellen im Unternehmen abgestimmt bzw. es müssen unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt werden. Geklärt werden sollte auch: Wie viele Lesegeräte werden wo benötigt?
8. Die beA Client Security ist zu installieren. Ggf. ist hierzu eine Freigabe bzw. Prüfung durch die IT-Abteilung des Unternehmens erforderlich.

Wer Rechtsanwalt ist und sich zusätzlich als Syndikusrechtsanwalt zulässt, erhält dafür eine zusätzliche SAFE-ID und damit auch ein weiteres beA. Mit anderen Worten: Für jede Tätigkeit wird ein eigenes beA eingerichtet. Dies ist zur Wahrung der jeweiligen Verschwiegenheitspflicht notwendig – und es ergibt sich so aus dem Gesetz: Im Anwaltsverzeichnis nach § 31 BRAO hat für jede Tätigkeit einer Person als niedergelassener Anwalt oder als Syndikusrechtsanwalt für einen oder mehrere Arbeitgeber ein gesonderter Eintrag zu erfolgen (vgl. § 46c Abs. 5 Satz 2 BRAO). Das bedeutet: Wer für mehrere Arbeitgeber als Syndikusrechtsanwalt zugelassen ist, bekommt für jede Zulassung ein gesondertes beA.

Wer sich als Syndikusrechtsanwalt zulässt und dafür auf seine bisherige Zulassung als Rechtsanwalt verzichtet, verliert aus demselben Grund eines seiner Postfächer: Endet die Zulassung als Rechtsanwalt, hat die BRAK die Zugangsberechtigung zu dem auf Basis dieser Zulassung eingerichteten beA aufzuheben (§ 31a Abs. 4 BRAO).

Für jedes Postfach gibt es ein eigenes Sicherungsmittel. Denn auf der beA-Karte Basis bzw. Signatur ist (nur) die SAFE-ID des jeweils zugeteilten Postfachs gespeichert. Wer also mehrere Zulassungen hat – als Rechtsanwalt und Syndikusrechtsanwalt –, erhält nicht nur für jede Zulassung ein gesondertes beA, sondern benötigt auch für jedes Postfach eine gesonderte beA-Karte.

Ein Syndikus-Rechtsanwalt mit nur einer Tätigkeit und nur einer Zulassung erhält ein neues beA-Postfach, wenn er den Arbeitgeber wechselt und deswegen eine neue Tätigkeit aufnimmt. Dafür erhält er auch eine neue SAFE-ID und benötigt eine neue beA-Karte.

Die Zugangsberechtigung zum bisherigen beA wird aufgehoben („gesperrt“), bevor das Postfach dann endgültig gelöscht wird (vgl. § 31a Abs. 4 BRAO).

Falls noch nicht geschehen, führen Sie für jedes Postfach die Erstregistrierung durch, nehmen es also in Betrieb – jedes mit der dafür vorgesehenen beA-Karte. Dann gewähren Sie beiden Postfächern wechselseitig vollen Zugriff, räumen also wechselseitig alle Berechtigungen ein (Wie das geht, können Sie hier nachlesen!). Und schon können Sie mit einer beA-Karte beide Postfächer kontrollieren. Die beA-Karte für das andere Postfach kann z.B. als Ersatzkarte dienen bzw. wird an Ihrem zweiten Arbeitsplatz (z.B. eine in der Kanzlei, eine im Unternehmen) verwahrt.