Hanseatische Rechtsanwaltskammer Hamburg

Jeder Inhaber des besonderen elektronischen Anwaltspostfachs ist verpflichtet, die für dessen Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen vorzuhalten sowie Zustellungen und den Zugang von Mitteilungen über das besondere elektronische Anwaltspostfach zur Kenntnis zu nehmen (vgl. § 31a Abs. 6 BRAO). Es gibt also eine sogenannte "passive" Nutzungspflicht.

Eine "aktive" Nutzungspflicht, also eine Pflicht zur Versendung über das beA, besteht (derzeit) nicht. Spätestens ab dem 01.01.2022 kann man Dokumente nur noch elektronisch bei den Gerichten einreichen. Die Länder können per Rechtsverordnung die anwaltliche Verpflichtung zur elektronischen Einreichung von Dokumenten bei den Gerichten von 2022 auf 2020 oder 2021 vorziehen.

Beim zentralen Schutzschriftenregister kann man bereits jetzt die Schutzschriften nur noch elektronisch einreichen.

Die Bundesrechtsanwaltskammer richtet für jedes im Gesamtverzeichnis eingetragene Mitglied einer Rechtsanwaltskammer ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach empfangsbereit ein (§ 31a Abs. 1 Satz 1 BRAO). Hiervon gibt es keine Ausnahmetatbestände. Insbesondere kann man sich nicht befreien lassen, weil man kaum noch anwaltlich tätig ist oder ein hohes Alter erreicht hat (zu Letzterem vgl. Niedersächsischer AGH, Urteil vom 21.07.2016 – AGH 12/15 (II 8/39)).

Bei den niedergelassenen Rechtsanwälten ist das beA personengebunden und nicht kanzleigebunden. Das bedeutet, dass der/die betreffende Rechtsanwältin/Rechtsanwalt die beA-Karte und das Postfach behält. Es müssen lediglich die neuen Kanzleidaten der zuständigen Rechtsanwaltskammer gemeldet werden (vgl. § 24 Abs. 1 Nr. 2 BORA), damit das bundesweite amtliche Anwaltsverzeichnis und das beA-Verzeichnis aktualisiert werden können.

Sollte mit dem Kanzleiwechsel auch eine Änderung der im beA für Benachrichtigungen hinterlegten E-Mail-Adresse einhergehen, könnte auch hier eine Änderung erforderlich werden. Klicken Sie im beA hierzu auf Einstellungen, Profilverwaltung, „Persönliche Benachrichtigungen“ und prüfen Sie, welche E-Mail-Adresse im Rechtsanwaltsverzeichnis für Sie hinterlegt ist. Ist ausschießlich die im Anwaltsverzeichnis eingetragene E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese automatisch aufgrund der von Ihnen gegenüber der Rechtsanwaltskammer mitgeteilten Änderungen aktualisiert (natürlich nur, sofern E-Mail-Adresse betroffen). Sollten Sie eine alternative Adresse wünschen, an die anstelle der hinterlegten E-Mail-Adresse Nachrichten versandt werden sollen, können Sie diese eingeben und anschließend mit „Speichern und zurück“ bestätigen.

Sowohl für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte der abgebende Kanzlei als auch für die/den ausscheidende/n Rechtsanwältin/Rechtsanwalt wäre dann noch zu prüfen, inwiefern gegenseitig Zugriffsrechte auf die beAs gewährt wurden. Diese wären dann mit dem Ausscheiden über die beA-Benutzerverwaltung ebenfalls zu entziehen. Wie Sie die erteilten Zugriffsrechte wieder entziehen, erfahren Sie im beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 29/2018 v. 06.12.2018.

Wie schon bisher sind Namensänderungen der zuständigen Rechtsanwaltskammer unaufgefordert und unverzüglich anzuzeigen (vgl. § 24 Abs. 1 Nr. 1 BORA). Zum Nachweis sind die entsprechenden amtlichen Dokumente im Original oder in amtlich beglaubigter Abschrift vorzulegen.

Die Rechtsanwaltskammer pflegt dann den neuen Namen in ihre Stammdatenverwaltung ein und überträgt diese Änderung automatisch an die Bundesrechtsanwaltskammer. In der Regel am nächsten Werktag erscheint dann der geänderte Name sowohl im bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis als auch im beA-Verzeichnis.

Bei den beA-Karten muss man differenzieren:

Die beA-Karte Basis enthält im Zertifikat und im Aufdruck zwar Ihren Namen. Aber bei einer Namensänderung muss in rechtlicher wie technischer Hinsicht grundsätzlich keine neue beA-Karte Basis ausgestellt werden. Der Zugriff auf Ihr beA erfolgt über Ihre unveränderliche SAFE-ID. Selbstverständlich können Sie aber Ihre alte Karte sperren lassen und eine Ersatzkarte beantragen. Geben Sie dann bitte den Vermerk „Namensänderung“ als Sperrgrund an (dazu beA-Newsletter 23/2018). Bei der Erstellung der Ersatzkarte werden die Daten mit dem Eintrag im Rechtsanwaltsverzeichnis abgeglichen – hier muss die Namensänderung daher bereits eingetragen worden sein, Sie müssen also zuerst Ihre Rechtsanwaltskammer informieren. Bedenken Sie zudem, dass im Rahmen der Ersatzkarte eine gesonderte Registrierung erforderlich wird (s. auch beA-Newsletter 6/2019).

Die beA Karte Signatur enthält, wenn Sie das qualifizierte elektronische Zertifikat bereits aufgeladen haben, Ihren alten Namen auch in dem qualifizierten elektronischen Zertifikat. Ändert sich der Name, bevor der signaturrechtliche Antrag beglaubigt bei der BNotK eingereicht wurde, kann die Änderung im Antrag erfasst werden. Das qualifizierte Zertifikat wird dann auf den aktuellen Namen ausgestellt.

Wurde das qualifizierte Zertifikat bereits produziert, ist keine Änderung mehr möglich. Wenn Sie also mit diesem Zertifikat eine qualifizierte elektronische Signatur setzen, unterschreiben Sie mit dem alten Namen in diesem Zertifikat. Bei einer Namensänderung müssen Sie daher die alte Karte vollständig kündigen (mit Vermerk „Namensänderung“) und – nach Änderung der Daten im Rechtsanwaltsverzeichnis – die Ausstellung einer neuen beA Karte Signatur beantragen. Eine „Ersatzkarte“ kann in solchen Fällen nicht ausgestellt werden. Sie müssen dann auch den Antragsprozess inklusive notarieller Beglaubigung der Unterschrift bzw. Kammer-Ident-Verfahren neu durchführen.

Bei einem Kammerwechsel ist von Ihrer Seite hinsichtlich des beA nichts zu beachten. Die aufnehmende Rechtsanwaltskammer nimmt die Aktualisierung der Eintragung im Gesamtverzeichnis nach § 31 BRAO (und damit auch im beA-Verzeichnis) vor.

Eine gesonderte Mitteilung über den Kammerwechsel an die Bundesrechtsanwaltskammer ist nicht erforderlich. Auch eine Änderung an der beA-Karte ist nicht erforderlich.

Sollten Sie von der Kanzleipflicht befreit sein (§§ 29, 29a BRAO), haben Sie gegenüber der Rechtsanwaltskammer einen Zustellungsbevollmächtigten zu benennen (§ 30 BRAO). Als Zustellungsbevollmächtigten können Sie grundsätzlich jede natürliche Person benennen, die im Inland wohnt oder dort einen Geschäftsraum hat. Der Zustellungsbevollmächtigte muss nicht zwingend ein Rechtsanwalt oder eine Rechtsanwältin sein.

Allerdings würde ein nicht-anwaltlicher Zustellungsbevollmächtigter auch ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (beA) erhalten und müsste die entsprechende Infrastruktur sich anschaffen. Um den damit verbundenen Aufwand und insbesondere die Kostenfolge zu vermeiden, empfehlen wir, einen anwaltlichen Zustellungsbevollmächtigten zu bestellen, weil dieser ohnehin über ein beA verfügt.

Wichtig: Das beA ist auch während der Befreiung von der Kanzleipflicht weiterhin aktiv, es kann also weiterhin dort Post eingehen. Die Berufspflichten – insbesondere auch die zur Kenntnisnahme von eingehenden Nachrichten nach § 31a Abs. 6 BRAO – sind nicht aufgehoben. Allerdings erhält der Zustellungsbevollmächtigte mit Eintragung durch die Rechtsanwaltskammer automatisch Zugriff auf das beA des/der Vertretenen (§ 31a Abs. 3 Satz 2 BRAO).

Dieser Zugriff des Zustellungsbevollmächtigten beschränkt sich auf die Nachrichtenübersicht. Er kann also Nachrichten nicht öffnen, lesen und bearbeiten. Um das zu ermöglichen, müssen noch zusätzliche Rechte vergeben und der Sicherheitstoken freigeschalten werden (wie das geht, haben hat dei BRAK im beA-Newsletter 29/2018 erläutert).

Maßgeblich ist § 130a Abs. 3 ZPO: Danach muss das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur der verantwortenden Person versehen sein oder von der verantwortenden Person signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden.

Mit anderen Worten:

Auf die qualifizierte elektronische Signatur (qeS) an einem Schriftsatz kann im Rahmen des elektronischen Rechtsverkehrs nur dann verzichtet werden, wenn der Postfachinhaber den Versand des formbedürftigen Schriftsatzes selbst über sein beA vornimmt (s. etwa beA-Newsletter 30/2018). Nur dann bringt das beA-System automatisch einen vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis an die Nachricht an (dazu beA-Newsletter 22/2018) und die Form nach § 130a Abs. 3 Alt. 2 ZPO (bzw. vergleichbarer prozessualer Bestimmungen) wird gewahrt.

Wenn hingegen das Sekretariat mit Hilfe einer Mitarbeiterkarte den Schriftsatz verwenden soll, ist eine vorherige qeS des Schriftsatzes durch die Rechtsanwältin / den Rechtsanwalt erforderlich.

Nähere Informationen finden Sie u.a. im beA-Newsletter Ausgabe 19/2019 v. 23.5.2019.

Seit dem 1.7.2019 sind elektronische Dokumente in durchsuchbarer Form im Dateiformat PDF zu übersenden (§ 2 Abs. 1 Satz 1 ERVV). Durchsuchbar ist ein PDF-Dokument dann, wenn man im Volltext nach Worten suchen oder die Worte markieren kann. Werden Dokumente hingegen ohne eine Texterkennung (OCR) eingescannt, entsteht üblicherweise nicht mehr als ein Foto des Dokuments, welches nicht durchsuchbar ist.

Sollte das elektronische Dokument für das Gericht gleichwohl nicht zur Bearbeitung geeignet sein, ist dies dem Absender unter Hinweis auf die Unwirksamkeit des Eingangs und auf die geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mitzuteilen. Das Dokument gilt als zum Zeitpunkt der früheren Einreichung eingegangen, sofern der Absender es unverzüglich in einer für das Gericht zur Bearbeitung geeigneten Form nachreicht und glaubhaft macht, dass es mit dem zuerst eingereichten Dokument inhaltlich übereinstimmt (§ 130a Abs. 6 ZPO).

Die Pflicht zur Übersendung durchsuchbarer Dokumente besteht jedoch nur, soweit dies technisch möglich ist. Nach der Verordnungsbegründung (BR-Drs. 645/17, S. 12) ist technische Unmöglichkeit gegeben, wenn das Ausgangsdokument etwa handschriftliche oder eingeschränkt lesbare Aufzeichnungen oder Abbildungen enthält, die mit dem Texterkennungsprogramm nicht erfasst werden können. Diese elektronischen Dokumente müssen nicht in durchsuchbarer Form übermittelt werden.

Weitere Informationen können Sie den beA-Newslettern Ausgabe 20/2019 v. 31.5.2019 und Ausgabe 24/2019 v. 27.6.2019 entnehmen.

Bei elektronischen Zustellungen ist gemäß § 174 Abs. 4 Satz 5 ZPO das elektronische Empfangsbekenntnis (kurz eEB) auszufüllen und zurückzusenden.

Nach dem Öffnen einer Nachricht mit einem Doppelklick erkennen Sie durch eine entsprechende Statusmeldung sofort, ob ein eEB angefordert wurde (s. screenshot 1). Zur Abgabe des eEB klicken Sie einfach auf „Abgabe erstellen" und wählen das Datum aus, an dem Sie als Anwalt das Dokument zur Kenntnis genommen haben (s. screenshot 2). Sodann können Sie als Postfachinhaber das EB versenden. Weitere Einzelheiten zur Abgabe des elektronischen Empfangsbekenntnisses können Sie dem beA-Newsletter der BRAK vom 30.11.2017 (Ausgabe 48/2017) entnehmen.

screenshot 1                                                                                                        

screenshot 2

Nach § 25 Abs. 3 RAVPV hat der bestellte Vertreter nur einen eingeschränkten Zugriff auf das beA des Vertretenen; der Vertreter kann zwar Absender und Eingangszeitpunkt der Nachricht erkennen, nicht aber Betreff, Text und Anhänge.

Dieser nur sehr eingeschränkte Zugriff ist also beabsichtigt und soll nach den Vorstellungen des Verordnungsgebers den Vertreter in die Lage versetzen, sich beim Absender der Nachricht zu legitimieren und nachfragen zu können bzw. um Übersendung der Nachricht an ihn zu bitten. Der Verordnungsgeber ging wohl davon aus, dass über das beA auch vertrauliche/persönliche Dokumente versendet werden, die der Vertreter nicht sehen soll/muss.

Selbstverständlich steht es aber dem Vertretenen frei, seinem Vertreter vor dem Vertretungsfall weitergehende Rechte einzuräumen. Dies kann aber nur der Vertretene manuell für sein eigenes beA veranlassen, sonst niemand. Wie das geht, erfahren Sie im beA-Newsletter der BRAK Ausgabe 26/2019 v. 25.7.2019 (unter "Vor dem Urlaub: Sicherheitstoken ,vorab' freischalten").

Trifft eine neue Nachricht in Ihrem beA ein, erhalten Sie darüber eine Eingangsbenachrichtigung an die von Ihnen im System hinterlegte E-Mail-Adresse. Falls Sie nicht bereits bei der Erstregistrierung des Postfachs eine E-Mail-Adresse für eingehende Nachrichten eingetragen haben, können Sie dies im Menü unter Einstellungen / Postfachverwaltung / Eingangsbenachrichtigungen nachholen. Unter diesem Menüpunkt können Sie auch bereits hinterlegte E-Mail-Adressen ändern oder löschen. Zudem können Sie weitere E-Mail-Adressen angeben, an die dann ebenfalls Benachrichtigungen versandt werden.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im beA-Newsletter Ausgabe 4/2017 v. 25.01.2017 unter dem Titel "E-Mail-Benachrichtigung bei eingehenden Nachrichten".

Nein. Jede beA-Karte ist personenbezogen und weist den Nutzer als Anwalt aus. Daher darf die Karte nur vom jeweiligen Inhaber persönlich verwendet werden. Die beA-Karte und die dazugehörige PIN dürfen keinen weiteren Personen zugänglich gemacht werden. Ein Verstoß hiergegen stellt eine Berufsrechtspflichtverletzung dar (§ 26 Abs. 1 RAVPV).

Auch in Ihrem eigenen Interesse sollten Sie niemals die beA-Karte aus der Hand geben und die PIN verraten. Damit könnten andere Personen unter Ihrem Namen sich als Rechtsanwalt ausgeben und beispielsweise Schriftsätze an das Gericht versenden. Übertragen auf die analoge Welt wäre dies in etwa so, als ob Sie von Ihnen unterschriebenes Blanko-Briefpapier frei herumliegen lassen würden.

Mit Ihrer sechsstelligen PIN melden Sie sich an Ihrem beA an. Sie haben dafür drei Versuche. Geben Sie die PIN dreimal falsch ein, wird die Karte gesperrt. Das Entsperren erfolgt mit Hilfe Ihrer PUK. Diese finden Sie in Ihrem PIN-Brief, den Sie nach Erhalt der beA-Karte und erfolgter Empfangsbestätigung bekommen haben.

Ihre achtstellige PUK benötigen Sie, um den Fehlbedienungszähler freizuschalten. Dies ist immer dann notwendig, wenn Sie die PIN dreimal falsch eingegeben haben. Auch für die Eingabe der PUK haben Sie drei Versuche. Erst bei dreimaliger falscher Eingabe, ist die Karte irreparabel gesperrt und es muss eine Ersatzkarte beantragt werden.

Die Ersatzkarte kostet einmalig € 30,00 zzgl. MwSt. Um eine Ersatzkarte zu beantragen, kontaktieren Sie bitte den Support der Bundesrechtsanwaltskammer unter bea@bnotk.de. Bitte beachten Sie, dass die Bundesnotarkammer zunächst Ihre bestehende beA-Karte sperren muss, bevor sie eine Ersatzkarte produzieren kann. Die Verrechnung der Ersatzkarte erfolgt über das bei der Bundesnotarkammer hinterlegte Lastschriftkonto.

Handelt es sich um eine Ersatzkarte für eine beA-Karte Basis bzw. eine beA-Karte Mitarbeiter, nennen Sie der Bundesnotarkammer bitte die entsprechende Kartennummer und ggf. den Karteninhaber.

Wichtig: Nach Erhalt der Ersatzkarte ist mit dieser wieder eine Erstregistrierung durchzuführen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Sollten Sie die PIN bislang nicht geändert und den seinerzeit übersandten PIN-Brief nicht mehr verfügbar haben, können Sie sich von der Bundesnotarkammer den PIN-Brief mit der initialen PIN nochmals zusenden lassen. Wenden Sie sich dazu einfach an den Anwendersupport unter bea@bnotk.de und beantragen Sie nochmals die Übersendung des PIN-Briefs.

Wenn Sie Ihre PIN bereits geänderte und nun vergessen haben, benötigen Sie eine kostenpflichtige Ersatzkarte. Diese kostet einmalig € 30,00 zzgl. MwSt. Um eine Ersatzkarte zu beantragen, kontaktieren Sie bitte den Support der Bundesrechtsanwaltskammer unter bea@bnotk.de. Bitte beachten Sie, dass die Bundesnotarkammer zunächst Ihre bestehende beA-Karte sperren muss, bevor sie eine Ersatzkarte produzieren kann. Die Verrechnung der Ersatzkarte erfolgt über das bei der Bundesnotarkammer hinterlegte Lastschriftkonto.

Handelt es sich um eine Ersatzkarte für eine beA-Karte Basis bzw. eine beA-Karte Mitarbeiter, nennen Sie der Bundesnotarkammer bitte die entsprechende Kartennummer und ggf. den Karteninhaber.

Wichtig: Nach Erhalt der Ersatzkarte ist mit dieser wieder eine Erstregistrierung durchzuführen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Wenn Ihre beA-Karte abhandengekommen ist, benötigen Sie eine kostenpflichtige Ersatzkarte. Diese kostet einmalig € 30,00 zzgl. MwSt. Um eine Ersatzkarte zu beantragen, kontaktieren Sie bitte den Support der Bundesrechtsanwaltskammer unter bea@bnotk.de. Bitte beachten Sie, dass die Bundesnotarkammer zunächst Ihre bestehende beA-Karte sperren muss, bevor sie eine Ersatzkarte produzieren kann. Die Verrechnung der Ersatzkarte erfolgt über das bei der Bundesnotarkammer hinterlegte Lastschriftkonto.

Handelt es sich um eine Ersatzkarte für eine beA-Karte Basis bzw. eine beA-Karte Mitarbeiter, nennen Sie der Bundesnotarkammer bitte die entsprechende Kartennummer und ggf. den Karteninhaber.

Außerdem empfiehlt es sich, die beA-Karte sperren zu lassen. Zertifikate und Karten können Sie jederzeit über die Sperrhotline der Zertifizierungsstelle sperren lassen. Dafür ist die Angabe des in der Bestellung festgelegten Sperrkennworts erforderlich. Die Sperrhotline erreichen Sie unter: 0800 3550 100. Ohne Sperrkennwort kann die Sperrung nur schriftlich beauftragt werden, den entsprechenden Sperrauftrag finden Sie hier. Die Postanschrift und Faxnummer befinden sich auf dem Formular.

Wichtig: Nach Erhalt der Ersatzkarte ist mit dieser wieder eine Erstregistrierung durchzuführen. Wie das geht, erfahren Sie hier.

Nach § 5 Abs. 1 ERVV gibt die Bundesregierung u.a. für die Übermittlung elektronischer Dokumente die Höchstgrenzen für die Anzahl und das Volumen elektronischer Dokumente bekannt.

Da sich das beA in die etablierte Kommunikationsinfrastruktur des Elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP) integriert, ist es an diese Vorgaben gebunden. Nach der Bekanntmachung dürfen maximal 100 Dateien in einer Nachricht versandt werden, die insgesamt höchstens 60 MB umfassen dürfen (vgl. Ziff. 2 der Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung vom 19 Dezember 2017).

Sobald Sie nicht mehr im bundesweiten amtlichen Anwaltsverzeichnis stehen, wird auch Ihr Postfach automatisch geschlossen. Es ist dann nicht mehr adressierbar, aber auch Ihrerseits nicht mehr zugänglich (vgl. § 31a Abs. 4 Satz 1 BRAO). Insofern sollten Sie zuvor unbedingt noch Ihr Postfach nach etwaigen Nachrichteneingängen überprüfen. Ansonsten ist hinsichtlich des Postfaches Ihrerseits nichts zu veranlassen. Das Postfach wird nach angemessener Zeit gelöscht (vgl. § 31a Abs. 4 Satz 2 BRAO).

Hinsichtlich Ihrer beA-Karte übersenden Sie bitte zeitnah der Bundesnotarkammer den Widerrufsbescheid der Rechtsanwaltskammer. Das Schreiben können Sie per Post an die Zertifizierungsstelle der Bundesnotarkammer, Burgmauer 53, 50667 Köln, per Telefax an die 0221/27 79 35-20 oder per E-Mail (mit Scan des Widerrufsbescheides) an bea@bnotk.de senden. Die Bundesnotarkammer wird dann üblicherweise Ihre beA-Karte sperren und den Vertrag zum Ende des laufenden Vertragsjahres außerordentlich kündigen.